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ISO14001環境管理體系審核步驟

點擊次數:20  發布日期:2019-11-07  【打印此頁
●環境管理體系審核全過程
環境管理體系審核活動的全過程可分成以下幾個階段:
(1)啟動審核與審核準備
①決定審核范圍;
②環境管理體系文件預審;
③決定審核計劃;
④審核組任務分配;
⑤工作文件準備。
(2)實施審核
①首次會議;
②收集證據;
③審核發現;
④末次會議。
(3)審核報告及后續工作
①審核報告的編寫;
②審核報告的內容;
③報告的分發;
④文件留存。
(4)審核結束后的跟蹤和監督
審核結束后,受審核方需要糾正審核發現的不符合,糾正措施的跟蹤審核應在商定的期限內完成。當所有不符合項均已完成整改,認證機構方可批準注冊。
監督即對受審核方的環境管理體系進行檢查和評價,由審核方按規定定期進行。保持認證證書的有效性,促進受審方對環境管理體系的保持改進。
●啟動審核與審核準備
(1)決定審核范圍
組織向認證機構提出環境管理體系審核申請并填寫申請書及有關文件,審核機構在接到審核申請后,應首先明確和決定審核范圍。因為審核范圍決定著審核的內容和區域,其中包括實際位置、組織活動報告方式。
審核范圍一般應包括以下內容:
①受審核組織的名稱和實際位置;
②受審核組織的活動、產品、服務和有關的環境因素;
③審核所依據標準或法律、法規要求;
④環境管理體系審核結果的報告方式。
審核范圍的確定應合理。范圍過寬會增加審核的難度和工作量,從而支出不必要的費用。審核范圍過窄,會影響受審核方環境管理體系的符合性和有效性,對受審核方發展不利。審核范圍應由委托方和審核組長協商決定。通常還要征求受審核方的意見。提供給審核使用的資源應能滿足審核范圍的需要。
(2)文件預審
在審核開始前,審核組應審閱受審核組織的文件以判定文件是否充足,體系是否正規,并盡可能多地掌握有關信息使審核能有計劃進行。預審的文件包括:環境方針、目標和指標、環境管理方案、記錄或為實現環境管理體系要求所編的其他文件。至少在開始前六周確定審核時間和范圍,并要求提前準備所需文件。
文件預審可能涉及的文件舉例:
環境管理體系手冊;管理組織的機構圖;以前的環境審核報告;環境緊急事故計劃;各類污染物排放及處理許可證;從執法機構得到的文件;現場搬運化學物品或污染物質的程序及文件;表明有害物質控
制法規實施情況和評價記錄;系統采用的廢物處理或循環的文件;廢物處置合同;對下水管道的合同規劃及藍圖;作業現場的下水道規劃;有關的廢物材料清單;特殊的廢物清單;現場貯存的化學物質清單;有關土壤污染的調查報告;噪聲的調查及報告。
在審核開始前,如果認為用于實施審核的文件不夠充足,應及時通知委托方。
(3)審核計劃
審核計劃的制定,應保證使之能根據審核中得到的信息適當調整重點及保證資源的有效利用。
審核計劃應包括:
①審核目的與范圍;
②審核準則:
審核準則是審核員用以作為參照與所收集的審核證據進行比較的標準、法律、法規、手冊程序或其他要求。審核目的與范圍決定審核準則的選取;
③受審核方待審核的組織和職能部門名稱;
④受審核方組織中對其環境管理體系負有直接重大責任的職能部門和人員;
⑤確定受審核方環境管理體系中應予重點審核的要素;
⑥對受審核方環境管理體系中待審核的要素的審核程序;
⑦引用的文件;
⑧安排審核活動的時間表;
⑨現場審核的日期和地點;
⑩審核組成人員及資格和分工情況;
11與受審核方管理者舉行會議的日程表; 
12審核機構對受審核方委托方的保密承諾;
13審核報告的內容、審核報告的分發日期和范圍;
14審核過程的工作文件、表格、記錄、草稿和最終報告留存要求。
(4)審核組任務分配
在審核組中,應根據需要對每個審核員落實負責審核的具體環境管理體系要素、職能或活動。并明確其應遵循的審核程序。由審核組長分配審核組內任務及對組內任務分配作出變更。
(5)工作文件
工作文件反映審核員在審核過程中使用的文件、表格和記錄。包括:
①支持審核證據的文件化表格,如現場審核結果記錄表;
②支持審核發現的文件化表格,例如不合格報告表或不符合報告表;
③用于評價環境管理要素的程序和檢查表。檢查表是進行審核準備的一項重要內容。檢查表主要有以下幾個方面的作用:
a.明確與審核目標有關的樣本;
b.減少審核工作隨意性和盲目性,使審核工作進一步規范化;
c.可使審核目標始終保持明確,保持審核進度;
d.作為以后工作中參考的重要原始資料;
e.協調審核組內部工作,減少重復的或不必要的工作。
可按以下要求設計檢查表:
a.對照審核準則的要求;
b.選擇和覆蓋重要的環境因素,并結合受審核組織活動、產品或服務的特點;
c.檢查表應有可操作性;
d.審核的時間要留有余地;
e.檢查表對不同熟練程度的審核員詳略程度有所不同;
f.同時考慮檢查表涉及的要素和部門;
g.所抽取的樣本應有代表性。
④會議記錄。
●實施審核
(1)首次會議
首次會議是審核組全體成員與受審核方的領導及有關人員共同參加的會議。會議由審核組長主持。參加會議的人員應簽到。首次會議的目的是:
①向受審核方管理者介紹審核組成員;
②確認審核范圍、目的和計劃,共同認可審核進度表;
③簡要介紹審核中采用的方法和程序;
④在審核組和受審核方之間建立正式聯絡渠道;
⑤確認已具備審核組所需的資源與設備;
⑥確認末次會議的日期和時間;
⑦促進受審核方的參與;
⑧對審核組現場安全條件和應急程序的審查。
首次會議的內容根據上述目的加以安排。一般以受審核方致歡迎詞開始,以審核組長的致謝詞結束會議。首次會議的地點最好在受審核方所在地舉行。首次會議應在計劃確定的時間準時開始,并準時結束。首次會議應是一個簡短的會議。
(2)收集審核證據
首次會議結束后,即按審核計劃進行審核,并按事先準備好的檢查表具體實施。收集充足的審核證據,以便判定受審核方的環境管理體系是否符合環境管理體系的審核準則。通過面談、文件審閱和對活動與狀況的觀察來收集證據。應對不符合環境管理體系審核準則的表現作出詳細記錄。在環境管理體系的審核中,可分管理審核和現場審核兩個方面。
①管理審核主要審核組織的總體方針和策劃,需要審核的問題包括:
a.管理者對環境管理體系的理解和承諾;
b.管理者對環境問題的了解;
c.管理者對環境法律和法規的了解;
d.對管理者及員工提供環境培訓的情況;
e.內部和外部環境信息交流。
②現場審核使審核員有機會直接和工作人員接觸交談,以確定他們對環境管理體系的理解,同時提供了識別潛在環境問題的機會,現場審核不僅要掌握明顯的污染源,而且要對不明顯的污染源及具有環境風險的活動和情況都能敏銳地覺察到。應仔細詢問和調查這些污染源和有關活動以評價其影響,是否有效得到控制。以下是一些直觀識別污染問題的例子:
a.水
——排放到水體中的廢油;
——隔離器或分離器失效;
——隔離器或分離器中的垃圾;
——地面排水管的周圍有油或其他污染物;
——地面排水管被堵塞;
——水或氣排放管的情況。
b.空氣
——可見的粉塵排放;
——煙囪的可見污染;
——冷卻塔排放的可見煙霧;
——異味。
c.廢物
——廢物料車上未貼標簽(有可能將料放錯);
——料車未蓋蓋子(可能有風吹雜物或雨水進入);
——料車沒有放穩(剩余的垃圾和濾液可能流到地面);
——廢物錯放在有標簽的料車中;
——未經分離的廢物(減少循環利用的可能性);
——可循環利用的廢物卻沒有被循環利用;
——丟棄了有用的物質;
——有傾倒垃圾的跡象。
d.土地
——固體或液體廢物散落于地面;
——廢物埋藏的跡象;
——直接存放在地面上的潛在的污染物;
——廢物輸送時泄漏到地面;
——混凝土的接合處已經不密封。
e.噪音
——在廠界內的巨大噪音;
——突發噪音。
f.貯藏
——無隔離貯藏;
——貯罐的隔離欄已損壞破裂;
——貯施加料指標及管道系統在隔離欄外;
——圓桶無溢出盤;
——圓桶存放在地面排水管附近;
——圓桶存放在交通道附近;
——圓桶敞開放置,尤其是在倒置的情況下;
——不能共存的物質(如酸、堿)存放在一起。
g.視覺
——缺乏任何遮蔽物;
——現場可見的缺乏維護,不整潔和骯臟現象。
現場審核中對一些關健性的問題應進一步追蹤審核,在對環境管理體系審核時可按體系的核心因素來追蹤。當考慮產品或工藝的環境影響時,可對產品生命周期評價這種環境管理方法進行審核。在審核中除了通過面談、觀察和審閱文件等方法來收集證據外,還應充分利用有關事實的可驗證的信息來源如測量結果以取得支持信息,并應對現場審核所獲得的大量數據的準確性和恰當性進行分析評價。審核組應對受審核方環境管理體系活動中的有關抽樣方案的依據和程序進行審查,以確保受審核方環境管理體系活動部分的抽樣和測量過程的有效控制。
(3)審核發現
①審核組應對所有審核證據進行評審,不夠確實或不夠明確、不可驗證的信息、記錄或陳述不能作為審核證據。將收集的審核證據與審核準則進行比較以確定環境管理體系在哪些方面不符合審核準則。確保屬于不符合的審核發現,清晰、明確地形成文件,并有相應審核證據。
②審核中發現的不符合的原因有三種:
a.體系文件不符合ISO14001標準或其相應條款的要求,或不符合有關的環 境法律和法規;
b.沒有執行環境管理體系文件或實際執行不符合的環境體系文件的規定;
c.實施過程或具體工作沒有成效。
③在審核中審核員一旦發現了不符合的事實,就應向受審核部門的代表反映。應與受審核方的有關負責人共同評議審核發現,以確認所有造成不符合的事實基礎。要求受審核方代表表明對所述事實的確認。對不符合情況的說明應易于理解,不僅使參與審核的人,也要使未參與審核的人理解。對不符合所采取的糾正措施經常要求那些不在審核現場的人予以實施。這需要對不符合情況的報告作出必要的規定:
a.準確地觀察事實;
b.寫明發現的場所;
c.為什么不一致;
d.涉及到什么人,涉及到人時應使用職位而不寫姓名;
e.使用專業術語;
f.事實可追溯;
g.必要時提出糾正建議。
④一般來說審核員可以依據以下兩方面來進行判斷不符合項:
a.如果不符合項不被修正,會出現什么樣的后果?
b.出錯的可能性有多大?
⑤不符合項可分為嚴重不符合、一般不符合和觀察項三類。
a. 嚴重不符合是指沒有遵守環境作業程序,造成后果嚴重或環境管理體系要求沒有滿足、被證實對體系會產生重要影響的不符合;
b.一般不符合是指偶然沒有遵守環境作業程序,造成后果不嚴重或環境管理體系個別要求沒有滿足,被證實是小事件、對體系不會產生重要 影響的不符合。如果存在大量的一般不符合,綜合考慮這些一般不符合時,可以導致體系的失誤,由此可能產生一個嚴重不符合;
c.觀察項主要指以下情況:存在問題但證據不足,需提醒注意的事項;已發現問題苗頭,但尚不能構成不符合,如發展下去有可能構成不合格事項。觀察項不列入不符合報告,也不列入最后的審核報告。
(4)審核組會議
①審核組在收集審核證據,確定審核發現的基礎上應作進一步分析判斷,論證審核結果和作出審核結論。在審核實際進程完成之后,末次會議之前應該舉行一次審核組會議,綜合分析不符合情況,對環境管理體系的運行狀況作出判斷,作出審核結論,并為末次會議和總結報告作好準備。
②審核組長召開審核組會議時必須注意以下幾點:
a.審核組長主持;
b.僅允許審核小組成員出席;
c.集中各種不符合情況;
d.回顧所有的不符合情況;
e.審核組長準備總結。
③對受審核方的環境管理體系的審核結論應以審核目標為依據來進行。總結報告中審核組長一般應回答有關體系的以下問題:
a.是否提供符合標準要求的環境管理體系文件?
b.這個體系文件是否已付諸實施,實施的程度如何?
c.體系文件在實施中是否有效,效果如何?
所提出的不符合項對于回答這些問題是有指導意義的,更進一步的問題是:
a.提出的不符合項是否指出了企業特有的薄弱環節?
b.提出的不符合項是否指出了具體的管理體系要求的薄弱點?
(5)末次會議
①末次會議由審核與受審核方的管理者和受審核部門的負責人出席,末次會議主要目的是向受審核方介紹審核發現,能使之清楚地理解和認識審核發現的事實。審核組長主持會議,并按照在審核組會議上準備好的程序進行。
②會議程序和內容如下:
a.審核組長或審核員應傳閱由每位參加會議者簽到的列有姓名和職位的會議記錄;
b.審核組長應代表全體審核組成員對企業在審核過程中的協作表示感謝;
c.重申審核目的和范圍;
d.報告審核情況、正式上報的概要及送交被審核方的結果;
e.申明審核是一種抽樣的過程;
f.宣讀不符合情況;
g.作出審核結論;
h.所有的不符合項應征得被審核部門認可;
i.受審核方的說明;
j.結束。
(6)例外的情況
①企業主要成員未出席會議
末次會議是在審核進行以前就同受審核方討論并征得其同意的。末次會議要求企業選派高層次人員代表參加。如果已安排高層人員出席會議,但是還未到場,應等待其到會,審核小組組長可以稍微推遲會議。推遲了一段合理的時間后,不論是誰出席,審核組長即可宣布開會。任何情況下均不能取消會議。
②記錄不符合項后,已采取了糾正措施
一些一般不符合項將能夠比較容易而且較快地得到糾正,審核組長對己采取的有效的糾正措施表示滿意,那么不符合項將被注明“被消除”,但是在審核過程中所發現的不符合項的事實仍將保留在報告中。
③審核提出的大量證據顯示沒有不符合情況
在審核中提供不符合項時。就應取得作為依據的審核證據。如果證據表明沒有不符合項,應將此結果批注于報告中。
④受審核方希望延長末次會議
如果已對不符合項進行了討論,而且對糾正措施已做出承諾,那么末次會議可結束。
●審核報告及后續工作
(1)編寫審核報告
審核報告是在審核組長指導下編寫的,審核組長對審核報告的準確性與完整性負責。審核報告涉及的項目應為審核計劃中所確定的。內部審核報告不需要達到外部審核報告的文件化深度,但可以對糾正措施提出建議。內部審核報告有時在進行末次會議時編寫。
(2)審核報告內容
審核報告由審核組長注明簽發日期并予署名。審核報告應包含審核發現或其概要,并輔以支持證據。根據審核組長和委托方的協議,報告中還可包含下列內容:
①受審核方和委托方的名稱及地址;
②商定的審核目的、范圍和計劃、包括參考的說明書和合同等;
③商定的審核準則,包括審核中引用文件的清單,例如審核準則為ISO14001“環境管理體系規范及使用指南”和有關法律、法規文件;
④審核日期;
⑤參與審核的受審核方代表名單;
⑥審核組成員名單,包括審核組長、審核員姓名、職位,需要時還應包括資格證明;
⑦報告內容的保密要求;
⑧審核報告分發單位名單;
⑨關于審核過程的簡要說明,包括所遇到的障礙;
⑩審核結論
——環境管理體系對環境管理體系審核準則的符合情況;
——環境管理體系是否得到了正確的實施和保持;
——內部管理評審過程是否足以確保環境管理體系的持續適宜性與有效性。
(3)報告的分發和文件留存
分發的范圍由委托方根據審核計劃決定。在約定的時期內簽發。與審核有關的所有工作文件和草稿,如審核用的檢查表,審核員的記錄以及最終報告都應根據委托方、審核組長和受審核方之間的協議及其他有關要求予以留存。當已采取了糾正措施后,文件和記錄仍需保留到每一不符合項都已被滿意地消除為止。
(4)審核結束
(5)跟蹤
跟蹤是對受審核方采取的糾正措施進行驗證并記錄實施情況及其有效性的活動。
內部環境審核之后,對審核時發現的問題,負責該區域的負責人應及時采取糾正措施。受審核方在跟蹤審核時要檢查糾正措施是否有效。外部審核之后,審核組織根據情況有必要進行跟蹤審核,對審核中發現的不合格項所采取的糾正措施進行評審和驗證,直至符合要求。跟蹤活動的過程和內容可歸結如下:
①鑒別審核中的不符合項;
②審核方向受審核方提出采取糾正措施要求的報告;
③受審核方對于如何采取糾正措施給予答復,如提交糾正措施計劃;
④審核方對受審核方擬采取的糾正措施的有效性予以評審,并回復評審意見;
⑤受審核方實施并完成糾正計劃;
⑥審核方對糾正措施完成情況進行驗證;
⑦在需要時對完成情況進行分析;
⑧對糾正措施結果作出判斷并記錄驗證過程。
(6)監督
監督是對受審核方的環境管理體系的保持情況進行檢查和評價的活動。內部審核的主要目的在于發現環境管理體系的問題,加以糾正使之不斷改進。內審員和受審核部門人員都是同一組織的,內審員可以提出糾正措施方面問題建議。審核員和不符合項的當事人可以探討共同參考,但內審員不能代替受審核部門提出或采取具體糾正措施,更不能承擔糾正措施后效果不好的責任。
實施糾正措施的基本步驟如下:
①不符合項的確定;
②確定控制該過程的負責人;
③召集相關人員;
④收集數據以確定真實原因;
⑤收集數據,確認糾正措施方法;
⑥實施糾正措施和有關的試驗;
⑦檢查,驗證糾正措施和有關的試驗;
⑧鞏固糾正措施成果,對過程監測。

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